Keesäinen Jämsän keskusta

Ehdotus: toimistopalvelut järjestetään jatkossa tiimimallilla

Jämsän kaupunginhallituksen käynnistämä toimistopalveluselvitys on valmistunut. Selvityksen tuloksena esitetään, että Jämsän kaupungin toimisto-palvelut organisoidaan uudelleen kolmen toimistopalvelutiimin mallilla. Toimistopalvelutiimeissä tehtävä työ ei ole jatkossa sidoksissa yhteen suorituspaikkaan vaan muuttuu luonteeltaan monipaikkatyöksi, jossa toimistotyötä tehdään vaihtuvissa työympäristöissä monenlaisille asiakkaille.

Ehdotettu toimistopalvelujen tiimimalli toimii lähtökohtana jatkuvalle kehittämiselle, jossa siirrytään perinteisestä organisaatiosta kohti itseohjautuvaa tiimiorganisaatiota. Ehdotus sisältää pohdinnan vaihtoehtoisista palveluntuotannon tavoista, joiden käyttöönotto ehdotetaan tehtävän pidemmällä aikajänteellä harkitusti ja hyvin valmistellen. Kaikissa vaihtoehdoissa ensisijaisena lähtökohtana on ensi vaiheessa tiimimalliin siirtyminen.

Toimistopalvelujen uudelleenjärjestely on välttämätöntä

Kaupunginhallituksen 6.11.2017 § 290 toimeksiannossa edellytettiin että toimistopalvelujen uudelleen järjestämisen tarkastelu on toteutettava kiireellisenä ja välittömästi. Muutos on välttämätön kaupungin taloustilanteen, kiivaan eläköitymistahdin sekä yhteiskunnallisen muutoksen vuoksi.

Toimistopalveluhenkilöstöstä eläköityy vuoteen 2024 mennessä noin puolet ja heidän mukanaan eläkkeelle siirtyy suuri määrä käyttökelpoista hiljaista tietoa, jonka siirtäminen eteenpäin on helpompaa ehdotetulla tiimimallilla. Myös uuden osaamisen hankkimiseen ja digitaalisten palveluiden kehittämiseen tiimimalli soveltuu nykyistä hajautettua mallia paremmin.

- Toimistopalveluiden uudelleen organisoiminen on välttämätöntä kaupungin tiukassa taloustilanteessa. Monipaikkatyö ja palveluiden digitalisoiminen mahdollistavat kaupungin resurssien ja tilojen hyödyntämisen nykyistä tehokkaammin, toteaa kaupunginjohtaja Ilkka Salminen.

Asiakas on keskiössä

Toimistopalvelujen uudelleen organisoiminen tiimimallilla tulee koskettamaan henkilökohtaisesti kaikkien toimistotyötä tekevien lisäksi lähes jokaista Jämsän kaupungilla työskentelevää henkilöä. Vaikka odotettavissa on toiminnan uudelleen organisointiin luonnollisesti liittyviä korjaustarpeita ja -liikkeitä, uudelleen organisoinnista koituu merkittäviä hyötyjä sekä taloudellisten riskien, henkilöstöriskien, että asiakaspalvelun näkökulmista.

Asiakkaan palvelun parantamiseksi mahdollisimman suuri osa asioinnista kootaan yhteen palvelupisteeseen, joka on sijainniltaan ja aukioloajoiltaan sellainen, että se palvelee esteettömästi mahdollisimman laajaa asiakaskuntaa. Nähtävissä on, että asiakkaat tulevat merkittävästi hyötymään siitä, että tieto kulkee ja kerääntyy yhteen paikkaan jossa asiointiprosesseja koskevan työn organisointi voidaan hoitaa yksinkertaisemmin.

Digitaalisia palveluita tullaan kehittämään tiimimallin toimeenpanon rinnalla. Tavoitteena on vastata lainsäädännön vaatimuksiin, mutta myös parantaa asiakaspalvelun saatavuutta.

Työelämän laatu paranee

Tiukassa taloustilanteessa ja jatkuvissa muutoksissa haasteena on työelämän laadun ylläpitäminen erityisesti fyysisen ja emotionaalisen turvallisuuden osalta.Uuden toimistohenkilöstön rekrytoiminen eläköitymisten myötä ei ole mahdollista, mistä seuraa, että työtehtäviä on järjesteltävä ja organisoitava uudelleen siten, että henkilöstöllä on jatkossakin edellytykset hoitaa työtehtävänsä hyvin ilman tunnetta työn liiallisesta kuormituksesta. Tähän tiimimalli soveltuu erinomaisesti.

- Pidemmällä tähtäimellä tämä tulee parantamaan myös työelämän laatua, kun erityisosaamista tai asiantuntijuutta vaativat asiat eivät enää ole yksittäisten henkilöiden varassa. Henkilöstöriskien näkökulmasta tilanne paranee merkittävästi, pohtii ehdotetun mallin etuja hallintojohtaja Auli Korhonen.

Toimeenpanoon hallituksen linjapäätöksen jälkeen

Kaupunginhallitus käsittelee ehdotusta toimistopalveluiden uudelleen organisoimiseksi kokouksessaan 12.3. Tavoitteena on siirtyä ripeästi tiimimallin toimeenpanoon. Henkilöstön siirrot tarvittavat organisaatiomuutokset toteutetaan 2018 ja 2019 aikana.

Loppuraportti

Lisätietoja:

hallintojohtaja
Auli Korhonen
Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
040 – 557 2146

kehittämispäällikkö
Anna-Liisa Juurinen
Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
040 - 747 7736

Tausta

Jämsän kaupunginhallitus teki kokouksessaan 6.11.2017 § 290 päätöksen toimistopalveluhankkeen käynnistämisestä. Hankkeen toteutusajaksi päätettiin 1.12.2017 – 28.2.2018. Hankkeen tulosvastuullisiksi toteuttajiksi nimettiin kaupunginjohtajan viranhaltijapäätöksellä kehittämispäällikkö Anna-Liisa Juurinen Jämsek Oy:stä ja henkilöstösihteeri Leena Hietanen Jämsän kaupungilta. Hankkeen käynnistäminen on käsitelty yt-menettelyssä 2.11.2017 ja ehdotus toimistopalvelujen uudelleen organisoimisesta 23.2.2018.

Selvitys toteutettiin hyödyntämällä kyselytutkimus- ja työpajamenetelmiä. Lyhyestä toteutusajasta huolimatta monipuoliseen vuorovaikutukseen ja eri osapuolten kuulemiseen panostettiin. Kyselyjä toteutettiin selvitystyön aikana yhteensä kolme ja erilaisia vuorovaikutustilanteita järjestettiin 23. Selvitystyötä ohjasi kaupungin johtoryhmä.

Jaa artikkeli

Submit to FacebookSubmit to TwitterSubmit to LinkedIn