Tietosuoja ja tiedonhallinta
Julkisuusperiaate ja tiedonhallintalaki
Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja viranomaisella on, palvelee hallinnon avoimuutta.
Tiedonhallinnalla tarkoitetaan tietoprosessien järjestämistä siten, että tietojen saatavuus, löydettävyys ja hyödynnettävyys eri tarkoituksiin pyritään varmistamaan tiedon elinkaaren ajan. (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019), § 28)
Jämsän kaupunki on tiedonhallintalain tarkoittama tiedonhallintayksikkö. Tiedonhallintalain tavoite on edistää sähköistä tiedonhallintaa, lisätä yhteen toimivuutta, selkeyttää viranomaisten välistä tiedonvaihtoa sekä yhtenäistää tietoturvallisuussäädäntöä. Lain tarkoitus on varmistaa viranomaisten tietoaineistojen yhdenmukainen ja laadukas hallinta sekä tietoturvallinen käsittely julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi.
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)
25.5.2018 alkaen henkilötietojen käsittelyä on ohjannut EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja muu kansallinen lainsäädäntö. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tavoitteina on mm. korostaa henkilön oikeutta valvoa omien henkilötietojensa käsittelyä sekä tuoda läpinäkyvyyttä henkilötietojen käsittelyyn.
Asiakirjajulkisuuskuvaus
Asiakirjajulkisuuskuvauksen ensisijainen tarkoitus on auttaa Jämsän kaupungin asiakkaita tietopyynnön tekemisessä. Kuvaus auttaa osoittamaan ja yksilöimään tarvitsemasi tiedot, jotta voimme etsiä, koota ja toimittaa tiedot sinulle mahdollisimman kattavasti.
Jämsän kaupungin asiakirjajulkisuuskuvauksen kaupungin viranomaistoiminnasta ja palvelujen tuottamisesta löydät tämän sivun alalaidasta.
Viranomainen ei saa pyytää asiakkaalta verkkopankkitunnuksia, luottokorttitietoja, salasanoja tai muita arkaluonteisia tunnistautumistietoja. Kunnan on noudatettava tietosuojalainsäädäntöä, jonka mukaan henkilötietoja saa kerätä vain lainmukaiseen ja välttämättömään tarkoitukseen. Näiden tunnusten kysyminen ei ole viranomaisen toimivallan mukaista eikä tietojen suojan periaatteiden mukaista.
Näin käytät asiakirjajulkisuuskuvausta:
Mikä asiakirjajulkisuuskuvaus on?
Asiakirjajulkisuuskuvaus kertoo, mitä asiakirjoja ja tietoja Jämsän kaupungilla on.
Sen avulla sinun on helpompi tehdä tietopyyntö.
Mitä asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää?
• Kaupungin tiedot on jaettu palvelualueisiin, kuten kaupunkiympäristö.
• Jokaisen palvelualueen alla on tietovarantoja. Tietovaranto tarkoittaa tietojen kokonaisuutta, joka syntyy jonkin tehtävän hoidossa.
• Näet, mitä tietoaineistoja tietovaranto sisältää (esimerkiksi päätöksiä).
• Näet myös hakutekijät, joita voi käyttää tietojen löytämiseen. Hakutekijä voi olla esimerkiksi henkilön nimi, päivämäärä tai kiinteistötunnus.
Miten asiakirjajulkisuuskuvausta käytetään?
Kun teet tietopyynnön, voit kuvauksen avulla kertoa:
• mitä tietoa etsit
• mihin tietovarantoon tieto liittyy
• millä hakutekijöillä asiakirja löytyy
Näin viranomaisen on helpompi löytää oikea asiakirja.
Miksi asiakirjajulkisuuskuvaus on tärkeä?
Se auttaa sinua löytämään oikean tiedon ja tukee kaupungin velvollisuutta auttaa tietopyynnön tekijää.
Asiakirjajulkisuuskuvaus on päivittyvä asiakirja.
